Pernahkah kalian merasa kelelahan saat mencetak sebuah undangan dengan banyak nomor surat, nama tujuan, alamat pengiriman, dan jabatan yang berbeda? Mungkin kalau hanya untuk mencetak sekitar 10 daftar nama undangan tidak terlalu melelahkan. Namun, jika kita harus mencetak ratusan bahkan ribuan surat atau undangan, maka akan membuat kita kelelahan karena harus entri data satu persatu secara manual. Selain itu tidak efektif dan efisien, bukan?
Lalu, gimana nih caranya agar kita bisa menyelesaikan pekerjaan di atas dengan efektif dan efisien?
Nah, dalam artikel kali ini, Dunia Komputer akan mengajak kalian untuk mendiskusikan salah satu opsi yang mungkin bisa kita lakukan untuk membuat pekerjaan mencetak surat undangan atau dokumen atau sertifikat dalam jumlah yang sangat banyak menjadi lebih efektif dan efisien. Jadi, simak sampai habis diskusi kita kali ini ya.
Untuk membuat draft tulisan dokumen biasanya kita menggunakan Microsoft Word, termasuk membuat surat undangan atau dokumen yang lainnya. Kalau sudah begini, Microsoft Word seperti sudah menjadi bagian dalam kehidupan kita sehari-hari.
Namun, kalau kita tidak memahami dengan teliti karakter, fungsi, dan layanan dari Microsoft Word, maka pekerjaan seperti yang sudah kita singgung di atas malah akan menjadi beban yang berat. Kita merasa sudah bekerja dengan maksimal namun hasilnya dirasa kurang efisien dan kurang efektif. Pekerjaan belum juga kunjung selesai.
Untuk itu, akan sangat membantu kalau kita bisa memahami dengan baik beberapa keunggulan yang ditawarkan dari layanan Microsoft Word. Untuk contoh kasus yang sedang kita diskusikan, Dunia Komputer mengajak kalian untuk melihat lebih dekat tentang layanan Mailings dari Microsoft Word.
Malings merupakan salah satu fitur Microsoft Word yang memberikan layanan pembutan dokumen dalam jumlah banyak seperti surat undangan yang dipersonalisasi untuk setiap penerima. Dengan menggunakan fitur Mailings, pembuat dokumen hanya memerlukan main document atau dokumen master. Dari main document tersebut, pembuat dokumen bisa mempersonalisasi setiap penerima dokumen seperti nama penerima, alamat tujuan, email dan data personal lainnya.
Namun, untuk memanfaatkan fitur Mailings, kita memerlukan data source atau sumber data dalam bentuk spreadsheet seperti Microsoft Excel. Data source harus tersusun rapi dan cukup berisi field yang dibutuhkan saja di surat atau dokumen yang akan dibuat seperti nama penerima, alamat, email dan data personal lainnya. Dengan demikian bisa menghindari kesalahan penempatan field pada surat atau dokumen.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar